Waarom een jaarplanning?
Een jaarplanning is noodzakelijk om ritme in je bedrijfsvoering te krijgen. Het is een leidraad die organisaties inzetten om hun beleid vorm te geven en processen op de rit te houden. Denk bijvoorbeeld aan certificeringen (rondom normeringen en wetgeving), innovatie of het ontwikkelen en introduceren van een nieuw product.
Managementsystemen zijn onze business. En in de afgelopen 25 jaar zijn we veel ondernemers tegengekomen waar het jaarplan en de consistente aanpak daarvan niet in de vingers zitten. Die willen liever pionieren. Jammen, zoals startups dat noemen. Daarnaast zien we vaak dat organisaties reactief omgegaan met certificering(en) en hun jaarplanning. We zien dan dat organisaties - die vanuit stakeholders te maken hebben met certificeringen - een jaarevaluatie vaak één of twee maanden voorafgaande van een externe audit doen, als een soort auditcheck. Maar die manier leidt niet tot succes in de complete bedrijfsvoering. Integendeel zelfs. Op die manier met je bedrijfsproces omgaan kost onnodig veel tijd en energie, zonder dat het iets oplevert.
Een jaarplanning in het kort
Bij QVOX geloven we in een systematische aanpak van managementsystemen die worden ingezet om beleid uit te voeren. Al veel organisaties zijn geholpen bij het opzetten van zo’n systematische werkwijze. Een jaarplan zien we dan ook als hét fundament voor continu verbeteren en innoveren van bedrijfsprocessen. Het draait daarbij om vier belangrijke fases: plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Een succescyclus.
Na het opstellen van je jaarplan (plan) kun je aan de slag (do), daarna controleer (check) je of je nog op koers ligt. Is dat niet het geval, dan is bijsturing (act) noodzakelijk. Het management doorloopt dit proces door bijvoorbeeld iedere maand te reflecteren met maandrapportages en het jaar te eindigen met een bedrijfsevaluatie. Een kwaliteitsmanager of een partij als QVOX kan helpen door mee te kijken naar de gemaakte interne afspraken die we systematisch kunnen evalueren. Denk dan bijvoorbeeld aan afspraken die je met jezelf, je management, je werknemers en je klanten maakt en hoe je deze afspraken vervolgens vertaalt naar een jaarplan.
De jaarplanning uitgelegd
Alles begint met inzicht in de huidige situatie. De planfase. Daarvoor kijken we naar de context. Dat doen we aan de hand van een interne en externe analyse. Welke ontwikkelingen vinden er in de markt plaats? Wat verwachten je stakeholders? Komt er een nieuwe wetgeving waar je aan moet voldoen? De tweede stap is het bepalen van strategische keuzes. Waar ga jij je dit jaar op richten? Welk beleid en welke doelstellingen horen daarbij? En als je dan aan de slag gaat met doelstellingen, heb je vast ook te maken met risico’s en kansen die jouw succes kunnen beïnvloeden. Die verwerk je in een risicoanalyse en een behandelplan. De meeste organisaties doen dit rondom de jaarwisseling.
En dan is het tijd voor de uitvoering! De do in onze succescyclus. Je gaat het beleid vertalen naar verbeteringen in je primaire processen (acties in je customer journey) en je secundaire processen (IT, HR en facility).
Als laatste kom je dan uit in de checkfase. Dit is het moment dat je KPI’s gaat evalueren en dat je interne audits uitvoert. Het resultaat daarvan verwerk je weer in een plan voor bijsturing waar je vervolgens weer mee aan de slag gaat. De laatste fase is dan aangebroken: act. En daarmee is de cirkel van Plan, Do, Check en Act weer rond. Afhankelijk van het type organisatie kun je dit proces iedere maand, kwartaal, halfjaar of jaar doorlopen. Dat is de cyclus. Dat is hoe je systematisch te werk gaat.
De planning van je jaarplan
Het is logisch dat je de jaarplanning opbreekt in behapbare en concrete stappen. En het is nog beter om deze stappen in een tijdsplanning te plannen. Er is geen heilige graal, maar we hebben wel een voorkeur qua tijdspad. Zo raden we het je aan je context in december van januari helder te hebben. Anders loop je direct achter de feiten aan. Daarnaast is het handig dat je in Q1 strategische keuzes, beleid, doelstellingen en risicoanalyse evalueert. We noemen dat ook wel een directiebeoordeling. Je eindigt Q1 dan met je jaarplanning. In Q2 ga je strategische keuzes maken in de praktijk. Dit is ook het moment dat je incheckt in de plannen. Sommige organisaties moeten continu controleren en bijsturen. Andere organisaties zijn mogelijk gebonden aan een bepaald seizoen en hebben een andere behoefte qua controles. Denk aan basisscholen van campingeigenaren.
Voel je weerstand om te beginnen?
Zo'n jaarplanning opstellen, uitvoeren en bijsturen klinkt als een hele klus. Alleen beginnen kan al een uitdaging zijn. Maar toch willen we je adviseren in kleine stappen om te beginnen. Laat je niet tegenhouden door complexe systemen van de angst voor een systematische aanpak. Het gaat erom dat je de activiteiten van je organisatie die nu al goed lopen vastlegt. Dat is jouw basisproces. Weet je niet hoe je kunt beginnen? Bekijk het gewoon zelfs met een van onze experts.
Sommige ondernemers zijn bang om hun vrijheid om pioniers kwijt te raken op het moment dat ze systematisch (te)werken naar hun doelen. Maar dat is niet hoe een systeem werkt en ook niet wat we willen als we aan de slag gaan met een jaarplan. Juist door je keuzes enorm te leggen en je voor te bereiden op het jaar dat voor je ligt, kun je vrijheid vinden om te doen wat je liefste doet. Het ondernemen.
Nu is het jouw beurt
Zou jij ook aan de slag willen met een jaarplan maar ben je bang dat je te laat gebogen? Je kunt de tweede maand van het nieuwe jaar gewoon gebruiken om je jaarplanning alsnog op orde te maken. Begin bij de context en werk dan door naar een strategisch plan. Houd rekening met KPI-checks, audits en inspecties. Dat zijn handige eerste stappen om te beginnen. Als je plan dan ook nog steeds aansluit bij de cyclus Plan, Do, Check en Act, dan ben je goed op weg!
Volgende keer
In onze volgende blog nemen we je mee in de volgende fase van de jaarplanning. Het tweede kwartaal. Met aandacht voor de fases Check en Act. Om 2021 een succes te maken, op een systematische aanpak.
